Universitas Muhammadiyah Purwokerto, melalui Biro Kemahasiswaan dan
Alumni yang secara lengsun menangani atau menjembatani Lembaga Kemahasiswaan
dalam kepentingan bersurat. Surat merupakan hal yang sangat penting dalam mengajukan
sebuah permohonan atau pemberitahuan. Dalam beberapa tahun, pengajuan, perekapan dan
pengarsipan surat masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku besar,
sehingga dirasa kurang efisien. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan sebuah sistem yang
efisien yang mampu menangani permasalahan tersebut.
Metode yang digunakan dalam pengembangan system ini adalah SDLC model
waterfall, dan dengan menggunakan SQL Server 2008 sebagai database-nya. Dasar
pengembangan system ini adalah data-data Surat di BKA. Sistem ini dikembangkan dengan
menggunakan bahasa pemrograman PHP baik pada sisi user maupun admin.
Sistem yang dibangun akan lebih memudahkan Lembaga Kemahasiswaan/user
dalam Mengirimkan Surat, selain itu disisi admin juga akan lebih mudah dalam mengarsip
data surat masuk. Kemudian yang lebih efisien lagi adalah bagi lembaga mahasiswa dalam
memamtau sudah sejauh mana surat yang mereka ajukan diproses, karena bisa dilakukan
dimana saja tanpa harus bertatap muka langsung dengan petugas di BKA, sehingga akan
lebih memangkas waktu.